Informacje

Strona główna » Informacje

Informacje o dokumentach, niezbędnych do prowadzenia czynności notarialnych

 

Notariusz zobowiązany jest do przeprowadzania każdej czynności notarialnej w sposób rzetelny, zgodny z prawem i obiektywny dla każdej ze stron w niej uczestniczącej. Dlatego w większości spraw potrzebować będzie ważnych dokumentów, służących prawidłowemu przygotowaniu aktu notarialnego. Lista wymaganych dokumentów będzie się różnić w zależności od typu sporządzanej umowy, dlatego też przed wizytą w kancelarii należy skonsultować swoją sprawę z notariuszem.

pismo

Wykaz dokumentów, które należy dostarczyć notariuszowi

Zgodnie z art. 85. prawa o notariacie, notariusz zobowiązany jest do stwierdzenia tożsamości wszystkich stron biorących udział w czynności notarialnej. Dane obu stron stanowią najważniejszy element aktu notarialnego. Przepisy wskazują, że dokumentem potwierdzającym tożsamość może być dowód osobisty, paszport lub prawo jazdy. W przypadku braku tych dokumentów prawo wskazuje możliwość potwierdzenia tożsamości innym dokumentem ze zdjęciem, jednak w sposób, który wyłącza wszelkie wątpliwości notariusza. Posiadanie jednego z powyższych dokumentów jest warunkiem rozpoczęcia czynności notarialnych.

W zależności od sprawy niezbędne będzie dostarczenie różnych, dodatkowych dokumentów. W przypadku podpisywania umowy darowizny nieruchomości lub jej sprzedaży konieczne będzie przedstawienie numeru lub odpisu z księgi wieczystej nieruchomości oraz podstawa nabycia nieruchomości. Akt poświadczenia dziedziczenia wymaga dostarczenia  aktu zgonu spadkobiercy oraz ewentualnego testamentu. W innych przypadkach należy również przedstawić akt stanu cywilnego, zaświadczenie o prawie lokalu lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego. Dodatkowo, odpowiednio od osób fizycznych i prawnych wymagane będą inne informacje i dane. Właściciele przedsiębiorstw zobowiązani będą dołączyć dokumenty potwierdzające założenie działalności, np. wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a także NIP i REGON.

Zapraszamy do kontaktu z nasz kancelarią – udzielimy odpowiedzi na Państwa pytania oraz wskażemy dokumenty, które są niezbędne do wykonania czynności notarialnej.

Umowa zbycia nieruchomości

Zbycie nieruchomości wiąże się z dostarczeniem notariuszowi dokumentów, które będą stanowić zabezpieczenie dla obu stron. Należy do nich zaświadczenie z urzędu skarbowego, jeśli nieruchomość została nabyta w formie darowizny lub spadku. Niezbędne będzie również zaświadczenie z Urzędu Miasta lub Urzędu.

Zaświadczenie z urzędu skarbowego
Zaświadczenie z urzędu skarbowegoTego rodzaju dokument przedstawić musi osoba zbywająca nieruchomość, którą nabyła w drodze dziedziczenia, darowizny oraz każdej innej formy prawnej podlegającej opodatkowaniu za pomocą podatku od spadków i darowizn. Notariusz potrzebuje w takiej sytuacji potwierdzenia, że strona w prawidłowy sposób rozliczyła się z tego obowiązku przed Urzędem Skarbowym. Nawet, jeśli zbywca został z takowego podatku zwolniony, nadal uzyskać musi takie zaświadczenie. Jest ono obligatoryjne w przypadku każdej nieruchomości dziedziczonej oraz takiej, której nabycie inną drogą nastąpiło po 31 grudnia 2006 roku. Warto także pamiętać, że wydanie zaświadczenia obarczone jest niewielką opłatą skarbową.

Zaświadczenie o zameldowaniu
Zaświadczenie o zameldowaniuDokument ten także nie stanowi obowiązkowego do przedstawienia przed spisaniem aktu i zawarcia umowy. Warto jednak zaznaczyć, że dla nabywcy korzystne jest uzyskanie potwierdzenia, że zbywca wymeldował siebie oraz inne osoby ze zbywanej nieruchomości. Potwierdzeniem takiego działania jest wówczas wydawane przez Urząd Gminy lub Urząd Miasta zaświadczenie.

Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych
Rozliczenie kosztów eksploatacyjnychDokumentacja stanowiąca formę rozliczenia kosztów eksploatacji nieruchomości, takich jak czynsz, nie jest obowiązkowa podczas spisywania aktu notarialnego. Przepisy przewidują, że jej przedstawienie zależne jest od oczekiwań stron i pozostaje kwestią umowną. Za wszelkiego rodzaju długi wynikające z braku uiszczania opłat eksploatacyjnych odpowiedzialny jest bowiem zbywca nieruchomości. Notariusz zalecić jednak może złożenie takiego rozliczenia w przypadku zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, ponieważ w tym przypadku długi obciążają tylko jego nabywcę. Uzyskane zaświadczenie o braku zadłużenia chroni zatem jego interesy finansowe.

Wypisy aktów notarialnych
Wypisy aktów notarialnychOryginały aktów notarialnych zawsze przechowywane są przez notariusza w Kancelarii. Strony zawierające umowę otrzymują posiadające taką samą moc prawną wypisy aktu. Posiadają one informacje dotyczące samej formy oraz tego, komu i w jakim dniu zostały wydane. O ich poprawności decyduje ponadto pieczęć i podpis notariusza. Elementy te powinny również zostać umieszczone na łączeniach stron, by zapobiec ich usunięciu.

Na notariuszu ciąży także obowiązek przygotowania wypisów urzędowych. Każdej ze stron przysługuje jeden egzemplarz takiego dokumentu. Dodatkowo tego rodzaju wypisy muszą zostać przekazane wybranym instytucjom, takim jak Urząd Gminy czy Miasta, Urząd Skarbowy czy też wydział ksiąg wieczystych Sądu Rejonowego. Do przesłania wypisów urzędowych do tych organów także zobowiązany jest notariusz.