Jakich dokumentów może potrzebować notariusz?

Zaświadczenie z urzędu skarbowego

Tego rodzaju dokument przedstawić musi osoba zbywająca nieruchomość, którą nabyła w drodze dziedziczenia, darowizny oraz każdej innej formy prawnej podlegającej opodatkowaniu za pomocą podatku od spadków i darowizn. Notariusz potrzebuje w takiej sytuacji potwierdzenia, że strona w prawidłowy sposób rozliczyła się z tego obowiązku przed Urzędem Skarbowym. Nawet, jeśli zbywca został z takowego podatku zwolniony, nadal uzyskać musi takie zaświadczenie. Jest ono obligatoryjne w przypadku każdej nieruchomości dziedziczonej oraz takiej, której nabycie inną drogą nastąpiło po 31 grudnia 2006 roku. Warto także pamiętać, że wydanie zaświadczenia obarczone jest niewielką opłatą skarbową.

Zaświadczenie o zameldowaniu

Dokument ten także nie stanowi obowiązkowego do przedstawienia przed spisaniem aktu i zawarcia umowy. Warto jednak zaznaczyć, że dla nabywcy korzystne jest uzyskanie potwierdzenia, że zbywca wymeldował siebie oraz inne osoby ze zbywanej nieruchomości. Potwierdzeniem takiego działania jest wówczas wydawane przez Urząd Gminy lub Urząd Miasta zaświadczenie.

Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych

Dokumentacja stanowiąca formę rozliczenia kosztów eksploatacji nieruchomości, takich jak czynsz, nie jest obowiązkowa podczas spisywania aktu notarialnego. Przepisy przewidują, że jej przedstawienie zależne jest od oczekiwań stron i pozostaje kwestią umowną. Za wszelkiego rodzaju długi wynikające z braku uiszczania opłat eksploatacyjnych odpowiedzialny jest bowiem zbywca nieruchomości. Notariusz zalecić jednak może złożenie takiego rozliczenia w przypadku zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, ponieważ w tym przypadku długi obciążają tylko jego nabywcę. Uzyskane zaświadczenie o braku zadłużenia chroni zatem jego interesy finansowe.

Wypisy aktów notarialnych

Oryginały aktów notarialnych zawsze przechowywane są przez notariusza w Kancelarii. Strony zawierające umowę otrzymują posiadające taką samą moc prawną wypisy aktu. Posiadają one informacje dotyczące samej formy oraz tego, komu i w jakim dniu zostały wydane. O ich poprawności decyduje ponadto pieczęć i podpis notariusza. Elementy te powinny również zostać umieszczone na łączeniach stron, by zapobiec ich usunięciu.

Na notariuszu ciąży także obowiązek przygotowania wypisów urzędowych. Każdej ze stron przysługuje jeden egzemplarz takiego dokumentu. Dodatkowo tego rodzaju wypisy muszą zostać przekazane wybranym instytucjom, takim jak Urząd Gminy czy Miasta, Urząd Skarbowy czy też wydział ksiąg wieczystych Sądu Rejonowego. Do przesłania wypisów urzędowych do tych organów także zobowiązany jest notariusz.