Niezbędne dokumenty


Dokumenty identyfikujące stronę umowy

Do dokonania wszystkich przewidzianych w prawie czynności notarialnych konieczne jest potwierdzenie danych osobowych każdej ze stron uczestniczących w sprawie. Do takich informacji należą przede wszystkim: imię, nazwisko oraz stan cywilny, a także imiona rodziców, adresy korespondencyjny i zameldowania, numer PESEL, numer oraz data ważności dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Jeśli do aktu notarialnego stawiają się przedstawiciele przedsiębiorstw, konieczne będzie przedstawienie REGONU, numeru NIP i KRS oraz dowodu osobistego. Dokumenty, przed rozpoczęciem czynności, można go wglądu przedstawić w formie kserokopii lub skanu, aby notariusz zdążył zapoznać się z ich treścią. Jednak w dniu wypisania aktu i podpisania umowy obowiązkowo przedłożyć należy oryginał lub posiadającą taką samą moc kopię poświadczoną notarialnie. Tylko taka dokumentacja umożliwia bowiem przeprowadzenie czynności notarialnych zgodnie z przepisami. Poniżej zamieszczone zostały wykazy dokumentów niezbędnych do dokonania wybranych czynności notarialnych.

 

Zbycie działki

W tym przypadku niezbędne jest przedłożenie sporej ilości dokumentów. Poniższy wykaz powinien ułatwić cały proces ich kompletowania. Notariusz zobowiązany jest do otrzymania i sprawdzenia:

  • numeru księgi wieczystej bądź odpisu zwykłego z księgi wieczystej; może to być także zaświadczanie o zbiorze dokumentów, jeśli dla nieruchomości nie zakładano księgi wieczystej lub uległa ona zniszczeniu;
  • wypisu z rejestru gruntów razem z wyrysem mapy ewidencyjnej- które przewidziane są w sytuacji, gdy ma zostać wydzielona odrębna działka z wpisem do nowej księgi wieczystej;
  • wypisu z kartoteki budynków, obowiązującego dla nieruchomości zabudowanej, o ile taki dokument stanowi podstawę do dokonania wpisu do księgi wieczystej;
  • mapy z projektem podziału oraz decyzji go zatwierdzającej, jeśli nieruchomość ma zostać podzielona, wydawanych przez Urząd Miasta lub Gminy;
  • wypisu z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu; jeśli takowy nie istnieje, konieczne jest uzyskanie zaświadczenia o braku lub decyzji o warunkach zabudowy;
  • dokumentu stanowiącego podstawę nabycia nieruchomości; do takich zaliczyć można wypis aktu notarialnego, akt własności ziemi, akt poświadczenia dziedziczenia, ale też postanowienia sądu w przypadku spadku czy przejęcia nieruchomości na podstawie zasiedzenia;
  • zaświadczenia z urzędu skarbowego[http://notariusz-w-lodzi.pl/informacje/] potwierdzającego wywiązanie się z obowiązku podatkowego w przypadku nabycia nieruchomości na drodze dziedziczenia, darowizny, zasiedzenia lub zniesienia współwłasności w sposób nieodpłatny;
  • umowy kredytowej bądź oświadczenia bankowego o ustanowieniu hipoteki, o ile nabywca wykorzystuje środki finansowe pochodzące z kredytu.

Zbycie lokalu

Podobnie, jak w przypadku działki, także tu potrzebne będą dokumenty potwierdzające nadany numer księgi wieczystej. Ponadto notariusz poprosi o wypis z rejestru lokali, jeśli stanowi on podstawę dla dokonania wpisu do księgi oraz o przedstawienie podstawy nabycia takiej nieruchomości (może to być umowa sprzedaży, darowizny, ale też postanowienie sądowe czy poświadczenie notarialne o nabyciu spadku). W przypadku istniejącego obowiązku podatkowego konieczne będzie złożenie zaświadczenia z Urzędu Skarbowego.

Jeśli takie jest życzenie nabywcy, niezbędne okazać się może zaświadczenie o braku zameldowanych w mieszkaniu lokatorów. Jeśli nabywca korzysta z pożyczki bankowej, zostanie zobowiązany do złożenia stosownego potwierdzenia.

Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

Także przy tej czynności notarialnej zostaniecie Państwo poproszeni o przedłożenie różnego rodzaju dokumentów. Wśród nich powinny znaleźć się:

  • zaświadczenie wydane przez Spółdzielnię Mieszkaniową potwierdzające, że przysługuje Państwu prawo do lokalu;
  • podstawa nabycia tego prawa, którą stanowić może przydział, umowa o przekształcenia spółdzielczego prawa lokatorskiego w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, ale też wypis aktu notarialnego wynikającego z umowy sprzedaży lub darowizny, akt poświadczenia dziedziczenia czy postanowienie sądu o zasiedzeniu lokalu bądź nabyciu spadku;
  • zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o rozliczeniu się z obowiązku podatkowego, jeśli prawo nabyte zostało poprzez dziedziczenie, zasiedzenie, darowiznę, zniesienie współwłasności;
  • numer lub odpis z księgi wieczystej, jeśli została ona założona;
  • wypis z rejestru gruntów dla miejsca, na którym znajduje się budynek;
  • zaświadczenie o powierzchni oraz położenia lokalu wydane przez Spółdzielnię Mieszkaniową (o ile ma zostać założona księga wieczysta);
  • zaświadczenie potwierdzające, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (opcjonalnie);
  • dokumentacja potwierdzająca brak zadłużenia w przypadku opłat czynszowych oraz eksploatacyjnych (także nieobowiązkowo, jedynie na życzenie stron);
  • oświadczenie o środkach kredytowych, o ile takie zostają wykorzystane przy nabyciu.

Pełnomocnictwo do obrotu nieruchomością

Jeśli wszystkie sprawy związane z nabywaniem lub zbywaniem nieruchomości ma w Państwa imieniu załatwiać pełnomocnik, konieczne będzie jego ustanowienie. W tym celu w Kancelarii Notarialnej obowiązkowo przedłożyć należy dane osobowe tak mocodawcy, jak i pełnomocnika (wraz ze wskazaniem stopnia pokrewieństwa z mocodawcą, o ile takie istnieje). Notariusz poprosi także o podanie danych samej nieruchomości, które uzyskać można z numeru lub odpisu z księgi wieczystej.

Testament

Jeśli decydujecie się Państwo na sporządzenie testamentu w Kancelarii Notarialnej, przed przystąpieniem do tej czynności będziecie musieli zgromadzić kilka ważnych informacji. Przede wszystkim wymagane będą Wasze dane osobowe, uzupełnione także o miejsce urodzenia. Jako testator, to jest osoba sporządzająca testament, możecie wyraźnie wskazać, komu przypaść ma określony majątek lub jego część. Wówczas należy przedstawić także dane takiej osoby powoływanej do spadku.

Oświadczenie o odrzuceniu lub przyjęciu spadku

W tym przypadku konieczne jest prawidłowe zdefiniowanie zarówno spadkodawcy, jak i ewentualnych spadkobierców. Do tego celu notariuszowi potrzebne będą:

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy;
  • wypisy aktów notarialnych potwierdzające wcześniej złożone (o ile były) oświadczenia o odrzuceniu spadku;
  • informacje o pozostałych spadkobiercach, zarówno ustawowych, jak i wskazanych w testamencie.

Akt poświadczenia dziedziczenia

Sporządzenie przez notariusza aktu notarialnego tego rodzaju zastępuje postępowanie sądowe i ma moc prawną taką, jako prawomocne postanowienie sądu. Dlatego tak istotne jest zgromadzenie całej niezbędnej dokumentacji i przedłożenie jej w Kancelarii Notarialnej. Aby sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia konieczne będzie uzyskanie:

  • odpisu skróconego aktu zgonu spadkodawcy;
  • numeru PESEL zmarłego, spisany z unieważnionego dowodu osobistego bądź z zaświadczenia wydawanego przez Urząd Gminy;
  • testament lub testamenty, o ile zostały sporządzone;
  • odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców;
  • odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców, jeśli w związku z zawartym związkiem małżeńskim doszło do zmiany nazwiska;
  • odpisy aktów zgonu spadkobierców powołanych do spadku, którzy zmarli przed spadkodawcą;
  • jeśli w skład majątku po spadkodawcy wchodzą jakiekolwiek nieruchomości, konieczne będzie podanie ich numerów ksiąg wieczystych.

Małżeńska umowa majątkowa

Do takich umów zalicza się najbardziej z pewnością znaną intercyzę. Jeśli planujecie Państwo sporządzenie takowej, notariuszowi będziecie zobowiązani przekazać odpis skrócony aktu małżeństwa, a do tego dane osobowe obojga małżonków.

Oświadczenie o poddaniu się egzekucji

Takie oświadczenie dłużnika o poddaniu się egzekucji, zawarte w akcie notarialnym, staje się zabezpieczeniem wykonania danej umowy. I to właśnie taka umowa (na przykład o dofinansowanie czy najmu okazjonalnego), z której wynika obowiązek poddania się egzekucji, powinna zostać złożona przed notariuszem.

Pozostałe dokumenty

Może się okazać, że przy załatwianiu określonej sprawy notariusz będzie potrzebował dodatkowych, niewymienionych wyżej dokumentów lub informacji. Aby uniknąć niepotrzebnych kłopotów i przekładania spotkań w Kancelarii Notarialnej, warto wcześniej zasięgnąć porady na temat obowiązkowej dokumentacji. Udzielanie informacji tego rodzaju oraz ustalanie szczegółów planowanej czynności notarialnej jest całkowicie bezpłatne.